Расчет затрат на человеческие ресурсы (затраты на персонал) — ключевой компонент учета персонала. В данной статье мы объясним, что такое затраты на человеческие ресурсы, почему их нужно рассчитывать, как это сделать и почему только одного расчета этих недостаточно.
Обычно служба персонала рассматривается как центр учета затрат или «прожигатель зарплат». По этой причине в сфере HR большое внимание всегда уделяется именно снижению затрат. Собственно, в этой службе и происходит расчёт затрат на персонал.
Первый вопрос — это то, как мы определяем затраты. Затраты — это убытки, понесенные для получения ожидаемой выгоды или услуг. Это означает, что все затраты имеют такие компоненты, как «расход» и «актив». Именно это относится к учету трудовых ресурсов: измерение затрат на данные компоненты.
Для этого существует несколько способов, но давайте сначала разберемся, почему мы вообще рассчитываем затраты на человеческие ресурсы.
Зачем рассчитывать и измерять затраты на человеческие ресурсы?
Существуют четыре основные причины для расчета затрат на человеческие ресурсы:
- Для мониторинга расходов отделов
- Для измерения результативности и успешности
- Для прогнозирования будущих затрат
- Для расчета рентабельности инвестиций (ROI)
Мониторинг расходов отделов
Прежде всего, вы хотите контролировать расходы отделов. Это, пожалуй, самая важная причина для изучения затрат на человеческие ресурсы.
Мониторинг затрат не является задачей, типичной для отдела кадров. В наши дни каждый отдел и его руководитель должны сами знать свои затраты, скажем, для дальнейшего бюджетирования. В начале года отдел получает конкретный бюджет, и в конце года ему нужно отчитаться, как он был потрачен.
Этот бюджет помогает ответить на следующие вопросы: были ли выделены деньги на соответствующие цели? Соответствовало ли распределение денег первоначальному бюджету? Если нет, то почему было выделено больше или меньше денег?
Благодаря мониторингу затрат на человеческие ресурсы вы сразу увидите, как они меняются. Это напрямую связано со следующим пунктом: если затраты увеличиваются, увеличивается ли и эффективность?
Как эффективно рассчитывать затраты на человеческие ресурсы
Если затраты на персонал увеличиваются, а эффективность его снижается, у вас проблема. Это означает, что управление ресурсами ухудшилось.
Эффективность или лучше сказать действенность — это количество ресурсов, необходимое для достижения определенной цели. Если для достижения этой цели требуется много ресурсов, значит, эффективность низкая. Если требуется минимум ресурсов, эффективность будет считаться высокой.
Пример: две компании пытаются уменьшить показатель отсутствия сотрудников на работе. Одна компания предоставляет бесплатную подписку на фитнес для персонала. Другая — убирает всю нездоровую пищу из меню столовой и заменяет её бесплатными фруктами. Об стратегии снижают этот показатель на 5 %. Однако затраты для первой компании в 4 раза выше, чем у второй. Иными словами, вторая компания действовала более эффективно.
Таким образом вторая причина необходимости измерения затрат — это получение представления об эффективности действий HR-отдела. Однако она не связана с результативностью или успешностью этих действий! Мы все знаем примеры проектов, которые стоят больших денег, но далеко не всегда успешны.
Прогнозирование будущих расходов
Третьей причиной для измерения затрат на человеческие ресурсы является прогнозирование будущих расходов. Это довольно просто: если в следующем году аналогичное количество людей будет делать то же самое, что и в прошлом году, ожидается, что затраты также останутся на прежнем уровне.
При найме новых людей вы можете оценить затраты для большего количества сотрудников. То есть, если их число увеличится на 25 %, то ваши расходы на поддержание персонала тоже увеличатся примерно на четверть.
Конечно, будьте готовы к тому, что в реальности может быть и немного по-другому. Далее в этой статье вы узнаете о денежной стоимости с течением времени. Деньги подвержены инфляции, которая со временем снижает их сегодняшнюю стоимость.
Понимание затрат на человеческие ресурсы для расчёта ROI
Расчёт рентабельности инвестиций — это последняя причина, по которой специалисты по персоналу заинтересованы в оценке затрат на человеческие ресурсы. Затраты являются ключевым элементом в формуле ROI.
Верхняя часть формулы ROI называется чистой выгодой. Чистая выгода — это общая выгода за вычетом общих расходов. Чистая выгода делится на общие расходы.
Пример: после переговоров с врачами компании специалист по кадрам указывает, что в организации наблюдается высокий уровень сосудистых заболеваний. В основном это связано с преобладанием персонала среднего возраста.
Это можно отразить на демонстрационном табло, которое показывает определенные шаги отдела и команды, что приводит к определенному «здоровому» соревнованию. Если вы можете рассчитать затраты и оценить выгоду от принятия такой меры, то вы сможете рассчитать ROI.
Если ROI больше 1 (что равно 100 %), это положительный показатель. Если он меньше 1, скажем, .5 (50 %), то это показатель отрицательный. Если окупится только 50 % издержек, то это плохая инвестиция.
Расчет ROI достаточно сложный, и в его адрес существует немало критических замечаний. Рассмотрим следующий пример:
«Что такое ROI электронной почты?» Вы наверняка думаете, что на этот вопрос ответить невозможно. Тем не менее, никто из нас не хочет возвращаться к написанию рукописных заметок и стикеров для коллег.
Классификация затрат на человеческие ресурсы
Когда мы говорим о классификации затрат, мы говорим о концепциях из сферы экономики. В своей книге «Инвестиции в персонал: финансовые последствия инициатив в области людских ресурсов» Уэйн Касцио и Джон Будро перечисляют следующие затраты:
- Постоянные и переменные затраты
- Альтернативные издержки
- Денежная стоимость с течением времени
- Ориентировочная стоимость рабочего времени
- Анализ «затраты-выгоды» затрат и анализ «затраты-эффективность»
- Практическая ценность как взвешенная её атрибутов
- Анализ совмещения
- Анализ чувствительности и безубыточности
Объяснение каждого из них займет слишком много времени, поэтому давайте затронем первые три, поскольку они наиболее актуальны для HR-специалистов.
Постоянные VS переменные HR-затраты
Наиболее важным отличием для любого проекта является соотношение между фиксированными и переменными затратами.
Фиксированные затраты — это затраты, которые остаются неизменными независимо от видов деятельности в рамках проекта. Переменные затраты меняются вместе с изменением видов деятельности.
Например, организация семинара сопряжена с определенными фиксированными затратами. Тем не менее, количество этих семинаров уже будет связано с переменными затратами. Вот почему стоимость обучения 200 человек на 10 семинарах выше, чем стоимость обучения 20 человек на 1 семинаре. Расходы по созданию материалов одинаковы, но, организовывая 10 семинаров вместо 1, переменные затраты уменьшаются в 10 раз.
Альтернативные издержки и экономия в HR
Альтернативные издержки — это потенциальная выгода, которая могла бы быть получена, если бы ресурсы были направлены на другие цели.
Например, обучение ваших продавцов будет стоить вам не только их зарплаты (то есть оценочной стоимости рабочего времени). У него также есть альтернативные издержки: в то время, когда они находятся на обучении, они также могли бы заключать сделать и делать продажи. Это и есть ваши альтернативные издержки.
Чтобы количественно оценить эти затраты, вы должны составить список всех видов деятельности, которые работник не может сделать из-за каких-то обстоятельств. Затем вы можете количественно оценить альтернативные издержки для каждого из этих видов деятельности. Например, если продавец работает на 5 часов меньше, потому что находится на учёбе, у него это занимает 200 часов для заключения сделок (совершения продаж), которые могли бы принести, скажем 40 тысяч долларов, альтернативные же издержки на обучение искусству продаж составят 1000 долларов.
Денежная стоимость с течением времени
Мы все знаем, что деньги не сохраняют собственную ценность из-за инфляции. Однако, если деньги не инвестируются в HR-деятельность, а хранятся в банке, то они принесут еще больше денег. Это означает, что деньги в банке обычно имеют постоянный и положительный ROI. На момент написания этой статьи это может быть неактуально, поскольку инфляция в настоящее время выше процентов.
Таким образом, денежная стоимость колеблется с течением времени из-за инфляции и процентов. Это важно иметь в виду, когда вы рассчитываете период окупаемости или ROI. Это называется (чистой) текущей стоимостью.
Поведенческие факторы затрат на человеческие ресурсы
Вышеупомянутые методы используются Уэйном Касцио для калькуляции поведенческих факторов затрат на человеческие ресурсы. Для этого учитываются два аспекта:
- Затрачиваемые средства (материальные) + стоимость времени
- Фиксированные затраты + переменные затраты + альтернативные издержки
Самый простой способ рассчитать стоимость времени — это определить все задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Затем вам необходимо установить количество часов для каждой задачи и количественно оценить стоимость времени и альтернативные издержки.
После вы определяете фиксированные и переменные затраты — и перед вами появится картина общей стоимости проекта. Это то, что вам нужно для расчета вышеупомянутого ROI.
Калькуляция затрат на человеческие ресурсы без каких-либо выгод
Калькуляция затрат на человеческие ресурсы является важным и фиксированным механизмом управления, собственно, затратами. Однако есть еще один важный аспект, который необходимо учитывать.
Мы начали эту статью, говоря о том, что сфера HR часто рассматривается как «прожигатель зарплат». Риск состоит в том, что HR уделяет слишком много внимания снижению затрат и аспекту эффективности. В конце концов, работу сферы HR не следует оценивать по показателю эффективности затрат — это не то, к чему нужно стремиться.
Важна добавочная ценность. Если HR-отдел может продемонстрировать эту добавочную ценность, тогда затраты не имеют значения. Какое этому объяснение?
Когда увеличение затрат на человеческие ресурсы показывает увеличение позитивной отдачи, бизнес охотно будет инвестировать больше в кадровые ресурсы. В этом случае инвестирование в HR приводит к появлению более продуктивных работников!
Чтобы доказать эту добавочную или дополнительную ценность, HR-отделу необходимо сместить фокус своего внимания с показателей эффективности на кадровые ресурсы и бизнес-результаты.
Примерами показателей эффективности являются:
- Затраты на наем
- Затраты HR на сотрудников, работающих полный рабочий день (FTE)
- Время, потраченное на наем
- Затраты на обучение каждого FTE
- И т.д.
Итак, действительно ли столь желательно снизить эти показатели? Снижение затрат на наем достаточно прост, а вот наем высокопрофессиональных сотрудников — нет. Сокращение затрат на обучение — это тоже дело несложное, а вот повысить производительность людей… Как вы понимаете, это совсем другая история.
Чтобы добавить реальную ценность, HR-отдел должен отказаться от анализа и сокращения затрат и вместо этого сосредоточиться на демонстрации и создании ценности. Это имеет отношение к цепочке добавления ценности, и это также включает HR-аналитику. Аналитика помогает ответить на вопрос: как мы можем улучшить эффективность бизнеса?