HR-отчетность — важное и необходимое условие для принятия решений на основе данных. Почему? Потому что сложно принимать обоснованные решения, когда HR-партнеры и другие заинтересованные стороны имеют слабое представления о своей организации. Бояться тут нечего, HR-отчетность может решить эту проблему! Как? Собственно, статья именно об этом.
Мы рассмотрим преимущества HR-отчета, а также данные и метрики, которые могут быть в него включены. Кроме того, здесь добавлено несколько шаблонов HR-отчета, чтобы дать вам некоторые практические идеи о том, как приступить к работе.
3 функции HR-отчета
Отчетность по персоналу — это ключевая задача HR-специалиста. Если все делается правильно, то это дает три ключевых преимущества как для отдела HR, так и менеджмента:
- HR-мониторинг. Регулярная отчетность позволяет HR-специалисту держать руку на пульсе организаций, отслеживая ключевые показатели персонала. На раннем этапе можно обнаружить новые тенденции и возможности, таким образом, возникающие проблемы решаются до того, как они существенно повлияют на бизнес.
- Информация для менеджмента. HR-отчет может помочь менеджерам более эффективно выполнять свою работу. Фактически HR-отчет информирует менеджеров о происходящем в их командах и отделах. Когда, например, отдел маркетинга борется с высокой текучестью кадров и долгой продолжительностью найма, менеджеры станут уделять больше внимания удержанию сотрудников и будут знать о таких рисках, как более долгие сроки замены сотрудников, если кто-то собирается увольняться.
- Отслеживание проблемных областей. НR-отчетность также является отличным методом отслеживания основных проблемных областей, причем весьма прозрачно. Прозрачность в показателях текучести кадров у каждого менеджера будет мотивировать их уделять более пристальное внимание удержанию сотрудников, поскольку на кону их репутация! Путем отслеживания проблемных областей HR-специалисты могут существенно улучшить ситуацию.
Как создать HR-отчет
Прежде чем приступить к составлению HR-отчета, необходимо продумать моменты, а точнее ответы на вопросы «как» и «когда».
Автоматическое VS ручное составление
Масса организаций продолжают работать с привычными статистическими отчетами в зависимости от ситуации. Например, когда менеджер или директор хотят что-то знать о персонале, они просят HR-специалиста отправить им отчет. После такого запроса отдел HR-данных начнет срочно составлять этот отчет (нередко сверхурочно). Это пример (неэффективной и) ситуативной отчетности. HR-отчеты должны составляться моментально, а потому их следует автоматизировать.
Стандартное составление VS инфопанель (dashboard)
Увы, как уже было упомянуто, все еще существует немало организаций, которые работают с бумажными отчетами, составленными вручную. Это не всегда плохо: когда информация не подвержена изменениям, бумажные отчеты могут быть вполне эффективными.
Кроме того, мейл с отчетом увидят быстрее, чем редкие обновления на инфопанели. Тенденция такова, что люди не будут использовать панели мониторинга, которые не показывают и не доказывают свою ценность и удобство.
Однако инфопанель предлагает возможность получения более детальной информации. Текучесть кадров может быть интересным показателем, но какой процент из этого показателя действительно обидные и нежелательные потери персонала? Не проблема, когда уходит неэффективный сотрудник, но упускать действительно перспективных людей катастрофично. Интерактивные инфопанели позволяют вам анализировать данные и делать необходимые выводы. Вы можете либо предоставить всем доступ к этой инфопанели, либо открыть отдельные части для просмотра и ознакомления.
Гигиенический фактор
HR-отчетность часто рассматривается как гигиенический фактор. Это означает, что необходима надежность и точность. Если у кого-то «плохая гигиена» (то есть, в отчетности встречаются ошибки и погрешности), люди это заметят и будут жаловаться.
Это подчеркивает важность надежной отчетности. Точность — обязательное условие. Без этого HR-специалист быстро утратит свою репутацию.
Люк Смейерс (компания iNostix) очень четко сформулировал это несколько лет назад.
Конечно, каждый HR-отдел должен (максимально) хорошо справляться с этим «классическим» уровнем отчетности. Без обсуждений. Без дебатов. Уметь это делать. В каждой организации этот уровень должен быть полностью автоматизированным, высокоэффективным, супербыстрым, информативным, легким для чтения, хорошо структурированным и понятным на уровне нажатия одной клавиши.
Не все организации пока находятся на «очень эффективном и супербыстром» уровне. Тем не менее, каждая компания должна уметь вести HR-отчетность.
Характеристики HR-отчета
В HR-отчет необходимо включить несколько важных показателей. Обратите внимание, что большинство из них являются метриками высокого уровня, так как они дают общее представление об организации.
- Трудовой стаж
- Пол: общее соотношение, фактор диверсификации (см. образец инфопанели ниже)
- Возраст: возраст становится все более важным аспектом с учетом сегодняшнего «старения» персонала. Возраст также часто является ключевым ориентиром для компаний, которые хотят внедрять инновации и реорганизовывать структуры.
- Уровень образования: уровень образования включается только при наличии таких данных, и когда это уместно для общих целей организации. В противном случае этот фактор рискует стать так называемой «ванильной метрикой» в HR-отчете, то есть для создания позитивного образа.
- Тип функции: такая метрика, как тип функции или кластер функций может помочь различать разные группы внутри компании. Примером может быть топ-менеджмент, менеджмент среднего звена, производственный персонал и вспомогательный персонал.
- FTE: или полная занятость (ставка) — это рабочие часы, отработанные одним сотрудником на постоянной основе. Количество FTE часто меньше, чем общее количество сотрудников. Это тот случай, когда в организации много работников, занятых неполный рабочий день.
FTE дает точную оценку общей рабочей нагрузки в организации. Кроме того, люди, которые работают менее 1 FTE, могут считаться работниками, занятыми неполный рабочий день.
- Активные сотрудники: этот показатель дает общее количество сотрудников, работающих в организации.
- Текучесть кадров: этот показатель отражает количество и / или процент сотрудников, уволившихся в предыдущем периоде.
- Новые сотрудники: этот показатель отражает количество и / или процент новых сотрудников, присоединившихся к организации за последний год.
- Отсутствие на рабочем месте: это процент времени, в течение которого сотрудники в среднем отсутствовали в предыдущем периоде. Эта цифра также показывает общее количество дней отсутствия на каждого сотрудника.
- Издержки от отсутствия на рабочем месте: этот показатель не является стандартной метрикой, но он может конкретизировать и детализировать предыдущий показатель в финансовом эквиваленте.
- Стоимость труда: это общая сумма денег, которую организация платит своему персоналу. Эта цифра включает выплаты сотрудникам и налоги на зарплату. Стоимость труда может быть разделена на прямые или косвенные затраты. Прямые затраты — это затраты, связанные с людьми, которые вносят свой вклад в основной процесс (работник конвейера). Косвенные затраты не относятся к производственным этапам (например, охрана).
- Стоимость обучения: представляет собой общую сумму, которую компания тратит на обучение как новых сотрудников, так и старых.
- Затраты на подбор персонала: общая стоимость работы по набору персонала, куда включаются расходы на внешние агентства, рекламу и (иногда) снижение производительности.
- Время для заполнения вакансии: это количество дней между открытием вакансии и моментом, когда кандидат занимает эту вакансию. Этот показатель будет значительно различаться в зависимости от типа работы: например, разработчиков ПО, специалистов по аналитике больших данных и высококвалифицированных продавцов найти гораздо труднее, чем маркетологов начального уровня.
Это далеко не исчерпывающий список. Сюда могут быть включены и другие метрики:
Матрица динамики состава персонала
Простой фиксации количества людей, которые приходят в организацию и покидают её, зачастую недостаточно, поскольку она не дает вам полной картины. Решением может быть матрица динамики состава персонала. Такая матрица предлагает отличный способ представить, сколько людей пришло, сколько пошло на повышение и сколько уволилось, а также как эти цифры выглядят.
Эта немного сложно выглядящая таблица — отличный пример матрицы динамики состава персонала. Строки представляют четыре категории персонала (A, B, C и D) и изменения в них в период с 2017 по 2018. Например, в течение 2017 года 10 человек перешли из категории менеджмента среднего звена в топ-менеджмент.
В нижней строке отображаются данные по сотрудникам на 1 января 2018 года, а общая численность сотрудников на 1 января 2017 отображается в крайнем правом столбце. Общая текучесть кадров за 2017 года показана в колонке «текучесть», также отображены повышения / понижения в должности.
Этот обзор помогает визуализировать развитие организации, текучесть кадров (у этой организации низкая текучесть среди производственного персонала, но все другие категории борются с текучкой, которая превышает 10%). Таблица также визуализирует развитие персонала (обратите внимание на 10%-ное увеличение кол-ва топ-менеджмента, с 45 в 2017 году до 50 в 2018 году).
С одной стороны, подобная таблица дает хорошую общую картину, с другой — помогает выявить некоторые ключевые проблемные области в компании.
Шаблоны HR-инфопанели и HR-отчета
В поисках образцов и примеров HR-отчетов, мы наткнулись на инициативу «Оценка ваших талантов». Это достаточно интересный ресурс, в том числе тематическое исследование от компании Capgemini, которое содержало отличные примеры HR-инфопанелей (dashboard).
Основная HR-инфопанель
HR-инфопанель: Больничные / отсутствие на работе
HR-инфопанель: Управление талантами — инструмент «9-box grid»
HR-инфопанель: Разнообразие
Ошибки при составлении HR-отчетности
В HR-отчетности существует несколько подводных камней. Это необходимо учитывать, чтобы не наделать ошибок.
- Автоматизируйте HR-отчетность: не пытайтесь генерировать каждый отчет вручную. Это крайне неэффективно и сведет на нет все возможности вашего отдела HR-данных. Все отчеты, описанные в этой статье, можно легко автоматизировать и генерировать автоматически.
- Предоставьте соответствующую информацию: не пытайтесь сделать всех счастливыми. Если вы можете сделать 80% людей счастливыми с помощью 20% информации, это может быть лучшим решением. Создание чрезмерно усложненной инфопанели и отчетность с нерелевантными данными могут привести к неэффективности отчетов и инфопанелей и, соответственно, снизить их ценность.
- Устраните ошибки: HR-данные будут считаться несоответствующими действительности, если в ваш HR-отчет закрадутся ошибки. Исправьте эти ошибки в исходных системах и проверьте их на корректность работы по точному вводу данных.
HR-отчетность и HR-инфопанели часто становятся первым шагом для тех организаций, которые хотят перейти к HR-аналитике, и именно поэтому для них столь важна эта тема. Все зависит от ваших данных. Удачи вам в составлении HR-отчета!